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タスク管理だけでも仕事がはかどる~定時退社をめざしてやれること~

roman

定時で帰りたいけどなかなか仕事がはかどらない。仕事はいつもいっぱいで帰りも遅い。少しでもいいから仕事が早くなる方法を知りたい。出来るだけすぐできる方法で。

こんな悩みに応えます。

職種によって働き方は様々ですが、どんな仕事にでも有効な方法があります。

それは「タスク管理」です。

有効に利用して仕事の無駄をなくして定時退社を目指しましょう。

仕事で使われるタスクとは

自分自身が現在行っている業務のこと。

メールの返信、●●の書類作成、打ち合わせ、などのことを指します。

タスク管理のやり方

タスク管理は以下の3段階を基準に立ててみると良いです。

1、今現在、自分が抱えているタスク(業務)を書き出す。

2、書き出したタスク(業務)に優先順位を付ける。

3、優先順位の高いタスク(業務)から取り掛かる。

なぜタスク管理をする必要があるのか?

常に忙しい人からすると、タスク管理を作成すること自体が1つのタスクになってしまうので、やらない人が多いです。

しかし、これは非常にもったいないことで、タスク管理を行うことは考える(思い出す)時間を削減することにつながるのです。

考える時間とは「次何しようかな?何すればいいんだっけ?」というような、やるべきことを思い出す時間のことです。サクサクと作業を進めるためには、このように考える時間を少なくする必要があります。

タスク管理にはスケジューリングが有効です。

このスケジューリングですが、便利な道具として“Googleカレンダー”“Word”などがあります。これによって自分が抱えている業務を見える化することができます。また、細かいタスクも管理することで、業務をうっかり忘れてしまうことも無くなります。

タスク管理をする上でのポイント

タスク管理する際に簡単な注意点(ポイント)を以下に書きますので、タスク管理をより簡単に行えるようになると思います。

すぐ終わらせられることは悩まずにすぐ終わらせる

タスク管理表は人によって変わりますが、その中でも細かくつける人は、簡単なタスクはすぐに終わらせるようにすると良いです。

小さなタスクでも、溜ると負担になるので簡単に終わらせられるものは、できるだけ早めに終わらせて時間が必要なタスクに集中できるようにすると良いです。

余計なタスクは増やさない

タスクが沢山ある場合は、小さなタスクも増やさないようにするのがよいです。

特に締切などが決まっているものに取り掛かっている場合は、小さいタスクで大きなタスクなる可能性を秘めいているので、注意するようにすると良いです。

紙ではなくデータ(Excel、Word、メモ帳)を使うこと

タスクの追加&削除が簡単にでき、紛失なども避けることができます。(紙ベースだと書くのに時間が掛かる、紛失の可能性がある)

タスク管理は無駄を無くす必須法

これは1つの考え方になるのですが、普通の会社員(言い方を選ばなければ下っ端)は単純なタスク(作業)をこなす役割です。

繰り返しになりますが、「次何をすればいいかな?」などと悩むのは非常に無駄です。

悩まずに作業を淡々に進める(定時までに終了させる)ことに集中する必要があります。

タスク管理は悩む時間(無駄な時間)を無くす役割があります。

自分のプライベートな時間をしっかりと確保するためにぜひ実施していきましょう。

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