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仕事が多すぎて辛くなっているなら試してほしい3つの方法

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仕事が多くて終わる気配がない。毎日残業で体力的にも精神的にも辛い…他の人は帰宅しているのになんで自分ばかりこんなに仕事が多いんだろうか?

あなたは以上の様な状況に置かれていませんか?

このページでは、あなたの仕事量が多い理由を探りつつ、改善するための3つの方法をお伝えします。

仕事が多い原因を探る(分類で原因を探る)

個人の仕事が多くなってしまう原因は以下の2つが原因となっています。

・仕事を進めるのが遅い

・単純に仕事量が偏っている

もし、自分の仕事の進め方が悪いと理解しているのであれば、その仕事に関するスキルを伸ばすことです。

例えば、タイピングのスピード上げる、ショートカットキーを覚える、Excelの簡単な関数を使えるようにするなど、簡単な努力で良いのでトレーニングをしていくことです。

先ほど挙げたものは、今の会社だけでなく他の会社へ転職した際にも使えるスキルです。単純なパソコンスキルですが、これが出来ると出来ないでは仕事のスピードは格段に違ってくるでしょう。

自分の仕事?他人の仕事?

あなたの仕事量が偏っている場合は、現在の仕事の書き出し“自分が本来やるべき仕事”“他人の仕事”の2種類に分けてみましょう。

もし他人の仕事が多い場合、あなたは仕事を断る術を知る必要があります。

「仕事を断るなんてできない!」「断るの苦手…」と思ったのあなたは非常にまじめな人だと思いますが、残念ながら既に手がいっぱいの状態で仕事を担うと自分だけでなく他人にもデメリットが発生してしまいます。

・自分に任せれているはずの本来仕事が進まない(会社にもデメリット)
・手伝うとは言ったものの手が付けられない(お願いした側にもデメリット)
・残業が増える(会社にもデメリット)
・疲れが溜りミスが増える(会社にもデメリット)
・体調を崩し休む(会社や他の人にもデメリット)

何でもOKしてしまう人(俗にいう“YESマン”)は、いい人のように見えて実は以上のような危ない一面を持っています。

結果的に自分の負担が増えるだけではなく、他の人にも迷惑をかける可能性もあるのです。

断れないあなたがやること

理解はしていても、つい「いいですよ」と仕事を請け負ってしまうのであれば、断る理由を考えることです。

この“断る理由”は他人への説明のためでもありますが、自分への説明でもあります。

「なぜ自分はこれ以上、他の仕事を請け負ってはいけないのか?それは今抱えている仕事が多すぎて手を付けられないからだ。」という様に合理的に考え、自分自身へ言い聞かせるのです。これは紛れもない事実であるため言い訳ではありません。

そして、その理由は仕事をお願いしてくる人への説明にもなります。

合理的にできない理由を突きつけられれば、仕事は頼みづらくなるでしょう。(お願いした人にもデメリットが大きいため)

まずは、あなたに今任されている本来の仕事に注力し、しっかりと終わらせることが最大のミッションであることを思い出しましょう。

他人の仕事を手伝うか迷っているのであればこちらも参考にお読みください。(他人の仕事を手伝うか悩んだ時の考え方~帰宅かを選ぶ境界線~

無駄な仕事と行動は削っていこう

はむぱんさんによる写真ACからの写真

あなたはメールを頻繁にチェックをしていませんか?

仕事が立て込んでいる時や、集中しなければならない作業の途中でのメールチェックは時間の無駄です。

他にも同じ様に忙しい場面での雑談や他人のちょっとした手伝いなど、今やるべき仕事以外のほとんどは時間の無駄と言えるのではないでしょうか。

・メールは1日数回見ればOK(緊急であれば電話をしてくる)
・他の人は余裕だから雑談をしている訳であなたとは状況違います。
・他人を手伝うことがあなたの最大の仕事ではありません。

いづれも、あなたに余裕があれば問題ありません。むしろ、時として誰かを手伝うことは必要です。しかし、連日残業をしなければならない状態なのにそんな余裕はないはずです。

誰かを手伝ってあげたければ自分の仕事を早く進めることです。(雑談をしたい場合も同様です)

会社での行動を思い返し、無駄と思う部分を徐々に削っていきましょう。

定時退社に合わせて動くこと

FineGraphicsさんによる写真ACからの写真

もしかして、あなたは「残業するしかないかぁ」というように残業すること込みで仕事を進めていませんか。

これは“残業に合わせた動き”となってしまうため、どうしても仕事の進みは遅くなり、残業し続けなければならない羽目になってしまいます。

普段から定時に合わせて働くことはとても大切です。これは集中力を高めるたけではなく、自ら業務の効率化を図るようになります。

あなたは仕事を抱えすぎていることが問題です。そのため仕事量を根本的に減らす(請け負わない)方向で考える必要があります。しかし、その前提として残業しないことを念頭に置き仕事を進める必要があります。

タスクやスケジュール管理は徹底する

残業しないことをしないことを視野に入れて仕事を進めるためには、自分が現在抱えている仕事(タスク)とスケジュールを把握しておく必要があります。

仕事を請け負い過ぎてしまう人は、このタスク管理とスケジュール管理が出来ていない傾向があります。

既にいっぱいのコップに追加で水を入れても溢れるのと同じで、1人が背負いきれる仕事量はある程度決まっています。ただし、タスク管理やスケジュール管理をしていない人は、既にいっぱいのコップに構わず水を足していっているのです。

自分がどの程度の仕事量をいつまでのこなさなければならないのかをしっかりと理解した上で、追加の仕事を請け負うか否かを判断するようにしましょう。

タスク管理方法についての記事はこちらになります。(タスク管理だけでも仕事がはかどる~定時退社をめざしてやれること~

基準は始業時間と終業時間

日本では始業時間前に出社し仕事を始める準備をし、残業することが当たり前となっています。

これは間違った考え方で、本来仕事は始業時間~終業時間までに行うものです。効率化を図るための始業前の準備はいいとしても、残業は基本しない方針を取る必要があります。(残業をする)

スケジュールを組む際の始まりと終わりの時間は、会社から(もしくは法律で)定められている時間内で終わらせることを前提としなければなりません。

もし残業が当たり前になっているのであれば、まずは残業しないスケジュールを組みましょう。最初の内は難しい部分もありますが、徐々に仕事量を調整し残業を減らすように努力をすることが大切です。

まとめ:仕事量が多ければ調整と効率化で改善

仕事だからといって残業や休日出勤が当たり前になっているのは非常に良くないことです。

むしろ仕事だからこそ、効率化をどんどん図り早く仕事を終わらせる必要があります。やむを得ずという場合はありますが改善し続ける努力は必要です。

冒頭でも書きましたが、タイピングを早くする、ショートカットキーを覚える、Excelの関数を使えるようにすることも努力になります。また、このようなスキルは一度覚えるだけで自分自身の力となるので多少時間を割いても元は取れます。

「仕事だから残業や休日出勤は仕方がない」で自分の時間を諦めるのではなく、自身のために努力し改善を続けていきましょう。

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