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話すのが苦手であっても、上司に報告、会議で発言＆プレゼンなど仕事では何かと“誰に対して説明”しなければならない時ってありますよね。
説明が苦手なのは、話している途中で自分が何が言いたいのか分からなくなったりなど、何かしら嫌な経験をしたからではないでしょうか。
そんな人は、話すことに対して気を使いすぎている可能性があります。
このページでは、スムーズに説明することや、話すためのポイントをお伝えいたします。
説明は相手に理解してもらうためのもの
パニックにならないことが大切なのは確かですが、それよりも“相手に理解してもらうことがゴールであることを認識しておく”ことが大切です。
求められた時の説明は聞かれたことだけを答える
説明を求められると「急いで伝えなきゃ！」という感情に支配されてしまい、何をどう言えば良いか分からなくなっているのではないでしょうか。
気持ちは分かりますが、焦った状態で説明しても、伝わらないので更にパニックになってしまいます。
だから、聞かれたことだけに対して短く答えるようにしましょう。
事実をそのまま伝える
伝える時にパニックになってしまうのは、頭の中で色んなことがゴチャゴチャになっているからだと思います。
だから、状況を説明するときは、“あったことをそのまま伝える”ことです。
あったことを全部話すとなると長くなるので、できれば簡潔に伝えるのが望ましいです。
ただし、自分がパニックになりやすいことを認識しているのであれば、あったことをそのまま伝えた方が相手にとって分かりやすいと思います。
この場合、話が多少長くなっても仕方がありません。
資料やメモを活用してみる
言葉だけではどうしても伝わりにくいこともあります。
もし、自分が説明を受ける側だった場合、資料があった方が理解しやすいですよね。
資料は相手の理解度を上げるために有効ですが、自分に対しても有効です。
メモがそうで、聞いたことなどを忘れないために使うこともあると思います。
それを自分の頭の整理をするためにも使えます。
メモのルールなどはないので、とにかく書き出してみると良いかもしれませんね。
何か参考書的なものが欲しいという人は以下のような本もあります。
[itemlink post_id=”2635″]言葉を無理に丁寧にしないこと
正しく丁寧な言葉遣いができれば越したことはありません。
しかし、無理に丁寧にしようとすると反って相手に伝わりにくくなってしまいます。
変な言葉遣いは反って不快になることも
上司やお客さんに説明をするときは丁寧な言葉遣いが好ましいですが、無理に丁寧に話そうとするとどうしても変な言葉遣いになってしまうと思います。
変な言葉遣いは反って相手に不快感を与えてしまうので、自分のできる範囲で大丈夫です。
どんな言葉遣いが適切なのかは、先輩や上司の言葉使いを聞いて真似てみるのが良いでしょう。
また、言葉遣いはクセに近いものですので、練習して少しずつ慣れましょう。
分からないことを伝える大切
逆に自分が説明を受けているとき、質問したいときもあると思います。
こういった場面でも、話が下手であることが障害となっているのではないでしょうか。
質問は小分けにする
質問するときでも気を使いすぎてしまい、自分が何を聞きたいのかが分からなくなっていはいませんか。
上記の「事実をそのまま伝える」と同じで、質問する時も“分からないこと”をストレート伝えることが大切です。
また、小分けに質問してみるのもありです。
例えば「2つ質問があって、１つ目が〇〇について、２つ目が〇〇について」というような感じです。
もし、資料があるのであれば、その部分を指して「この部分をもうちょっと具体的に説明をおねがいします」的な感じであれば質問された側も答えやすいではないでしょうか。
ただし、会議には時間制限があり、周りの人の時間を取ってしまうことにもなります。
質問は２，３個にしておいて、残りの疑問は会議が終わった後に教えてもらったり、参考になる資料を教えてもらうなどすると良いと思います。
まとめ：話すときは気を使いすぎないこと
「早く伝えなきゃ！」と慌てて話しても相手には何も伝わりません。
“ゆっくり短く話す方が相手には伝わる”ことを意識できれば慌てる心配はなくなると思います。
また、簡単な資料を作ったり、メモなど身近な道具を使うことで自分の頭の中を整理できるだけではなく、伝えたい相手も理解してくれるのではないでしょうか。
お互いがストレス少なく情報伝達ができるようになることを目指してみましょう。
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