職場でのコミュニケーションが苦手な人に実践してほしい2つの事

roman

職場でのコミュニケーションってどうすればいいんだ。上司からも、もっとコミュニケーションをとるように言われてるし…。どうすればいいのだろうか。

以上の悩みにお応えします。

職場でのコミュニケーションが大切であると分かってはいるけど、苦手としている人は意外と多いですよね。

コミュニケーションとは、自分の意思を言葉や文字を使い、相手に伝えることです。

職場は学校とは違い、どんなに仲が良い人がいても友達にはなりません。

そのため職場は、いつもと違ったコミュニケーションの取り方をしなければならないので、苦手とする人がいるのです。

苦手とする人の中には「自分はコミュニケーションが苦手だから」と割り切ってしまう人がいます。

しかし、コミュニケーションが苦手であることは、業務を進める上でストレスとなります。

逆に得意であれば、そのストレスを軽くすることができるので、コミュニケーションは得意であった方が良いです。

例えば、先輩や上司に相談するときや、同僚に仕事を依頼するとき、サッと言えた方が無駄な時間を消費しなくても済みますし、自身の負担も減ります。

このページでは、職場でのコミュニケーションのとり方のコツをお伝えします。

報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)を意識する

紺色らいおんさんによる写真ACからの写真

「報・連・相(ホウ・レン・ソウ)」はビジネスシーンでよく耳にすると思います。

これは一般企業では必須とされていることであり、誰もが重要であると思っているはずです。

しかし、職場でのコミュニケーションを苦手としている人は、この「報・連・相」がうまく使えていない可能性があります。

報告・連絡・相談の違い

報告

自分が担当している業務について、進捗状況や結果を指示してきた人に伝えることです。(ミスやトラブルなどが発生した際、その状況を伝えること。)

連絡

業務における変更などが発生した場合、関わる人に伝えること(周知すること)です。(会議で決定したことや、業務を進めるにあたって、全体で共通認識をもつ必要があるときに使います。また、メールであれば一斉送信にあたります。)

相談

業務を進めるにあたって判断に迷ったとき、上司や先輩に判断をあおいだり、アドバイスをもらうことです。(自分がどんなことで迷っているのかを伝えるのがポイントです。)

報・連・相はスピードが大切

特にトラブルが起きたときは、これを意識しているかで状況が変わってきます。

何かトラブルが起きたときは、上司に速やかに報告しなければなりません。

そして、他に業務に影響が出るのであれば、その関係者にも速やかに連絡しなければなりません。

これらが遅れると、事態の終息が遅くなってしまい、さらなるトラブルが起きる可能性があるからです。

また、判断に迷ったとき上司や先輩に相談することで、トラブルを未然に防ぐことにつながります。

なぜなら、上司や先輩は、経験値から起こりえるトラブルを予測し、回避する方法を知っている可能性があるからです。

以上のようなことを意識することで、業務に余裕をもたせることにつながります。

報・連・相によく使われるフレーズ

報告

・~について報告がございます。
・~の件についてご報告です。

連絡

・電車が遅延しているため、出社が遅れる可能性があります。
・明日はお休みを頂戴しております。緊急の御用の際は「○○○-○○○○-○○○○」にご連絡ください。

相談

・~の件についてご相談があるので、お時間がある時にご相談させてください。

「報告・連絡・相談」はビジネスシーンで頻繁に使うことになるので、常に意識しておくと業務上のコミュニケーションはうまくいきます。

5W1Hを活用して簡潔に伝える

studiographicさんによる写真ACからの写真

「5W1H」もビジネスシーンで耳にすることが多い、コミュニケーションテクニックの1つです。

これは、自分が言っていることを相手に理解してもらいやすくするために、文章(話すこと)を整理する方法です。

「あなたの話はよく分からない」と言われる人は、この方法を実践してみると伝わりやすさが各段に違ってくるはずです。

5W1Hとは

5W1Hとは、以下の6個の英単語の頭文字をとった言葉です。

・Who(誰が)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・What(なにを)
・Why(なぜ)
・How(どのように)

以上のことを合わせて「5W1H」と言います。

5W1Hの使い方

5W1Hは言葉で状況を話す際に、相手に効率的に伝えることができます。

使い方(組合せ方)の一例を以下に記します。

When(いつ)+ Where(どこで)

これは「時間」と「場所」を指しています。

Who(誰が)+ What(何を)

これは「誰かが何かをしている」という状況を伝えることができます。

Why(なぜ)+ How(どのように)

これは「結果の原因(過程)」を指しています。

これらを使うことによって、状況を相手に理解して(イメージして)もらいやすくなります。

また、5W1Hと思えなくても「誰が、いつ、どこで、何をして、なぜ、そのようになってしまったのか」という様に流れでいくと覚えやすいのではないかと思います。

これは、言葉で伝えるときだけでなく、文章(メール)で相手に伝えるときにも役に立ちます。

コミュニケーションについて

いかがでしたでしょうか。

仕事・職場のコミュニケーションと言えば「雑談力」ということを耳にします。

しかし、職場でのコミュニケーションの最初の一歩としては、今回ご紹介した「報告・連絡・相談」「5W1H」ではないかと思います。

これを徹底することによって、普段の業務に限らず、雑談力の質も変わってくるのではないでしょうか。

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