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職場でのコミュニケーションが苦手な人に実践してほしい3つの事

疲れたサラリーマン

職場でコミュニケーションってどうすればいいんだ。上司から「もっとコミュニケーションをとるように」って言われるけど、具体的にどうしていいか分からない…

roman

なるほど、職場でのコミュニケーションは友達とかと話すとは違うからね…。でも、コツを知らないだけで、コツが分かれば意外と簡単だったりするよ!

疲れたサラリーマン

確かにコツは知らない…。少しでも改善されるなら、そのコツ教えて欲しいです!

roman

もちろん!じゃあ、今回は職場でのコミュニケーションのコツを教えるね!

報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)を意識する

紺色らいおんさんによる写真ACからの写真

「報・連・相(ホウ・レン・ソウ)」はよく聞くと思います。

職場でのコミュニケーションを苦手としている人は、この「報・連・相」がうまく使えていない可能性があります。

「報・連・相」の事例は以下のような感じです。

・報告

自分が担当している業務について、進捗状況や結果を指示してきた人に伝えることです。

ミスやトラブルなどが発生した際、その状況を伝えること。

 

・連絡

業務における変更などが発生した場合、関わる人に伝えること(周知すること)です。
会議で決定したことや、業務を進めるにあたって、全体で共通認識をもつ必要があるときに使います。
また、メールであれば一斉送信にあたります。

 

・相談

業務を進めるにあたって判断に迷ったとき、上司や先輩に判断をあおいだり、アドバイスをもらうことです。

自分がどんなことで迷っているのかを伝えるのがポイントです。

報・連・相はスピードが大切

何かトラブルが起きたときは、これを意識しているかで状況が変わってきます。

この場合、上司に速やかに報告しなければなりません。

そして、他に業務に影響が出るのであれば、その関係者にも速やかに連絡しなければなりません。

これらが遅れると、事態の終息が遅くなってしまい、さらなるトラブルが起きる可能性があるからです。

また、判断に迷ったとき上司や先輩に相談することで、トラブルを未然に防ぐことにつながります。

なぜなら、上司や先輩は、経験値から起こりえるトラブルを予測し、回避する方法を知っている可能性があるからです。

以上のようなことを意識することで、業務に余裕をもたせることにつながります。

報・連・相によく使われるフレーズ

報告

・~について報告がございます。
・~の件についてご報告です。

連絡

・電車が遅延しているため、出社が遅れる可能性があります。
・明日はお休みを頂戴しております。緊急の御用の際は「○○○-○○○○-○○○○」にご連絡ください。

相談

・~の件についてご相談があるので、お時間がある時にご相談させてください。

「報告・連絡・相談」はビジネスシーンで頻繁に使うことになるので、常に意識しておくと業務上のコミュニケーションはうまくいきます。

5W1Hを活用して簡潔に伝える

studiographicさんによる写真ACからの写真

「5W1H」も聞いたことがあると思います。これもコミュニケーションを取るコツの1つです。

これは、自分が言っていることを相手に理解してもらいやすくするために、文章(話すこと)を整理する方法です。

特に「あなたの話はよく分からない」と言われる人は、この方法を実践してみると伝わりやすさが各段に違ってくると思います。

5W1Hとは

5W1Hとは、以下の6個の英単語の頭文字をとった言葉です。

・Who(誰が)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・What(なにを)
・Why(なぜ)
・How(どのように)

以上のことを合わせて「5W1H」と言います。

5W1Hの使い方

5W1Hは言葉で状況を話す際に、相手に効率的に伝えることができます。

使い方(組合せ方)の一例を以下に記します。

When(いつ)+ Where(どこで)

これは「時間」と「場所」を指しています。

Who(誰が)+ What(何を)

これは「誰かが何かをしている」という状況を伝えることができます。

Why(なぜ)+ How(どのように)

これは「結果の原因(過程)」を指しています。

これらを使うことによって、起きている状況を相手に理解して(イメージして)もらいやすくなります。

また、5W1Hに当てはめるのが難しくても「誰が、いつ、どこで、何をして、なぜ、そのようになってしまったのか」という様な流れでいくと覚えやすいと思います。

また、文章(メール)で相手に伝えるときにも役に立ちます。

明るく振る舞う・情報共有する

acworksさんによる写真ACからの写真

コミュニケーションをとるのが苦手な場合、自分自身がコミュニケーションをとりずらい雰囲気を出している可能性があります。

相手が気を遣っているのであれば、スムーズな会話がしにくい状態であるといえます。

対処方法としては“普段から少し明るめに振る舞う”。そして、“自分から情報発信する”ことです。

「どのくらい明るくすればよいの?」と疑問に感じると思いますが、あなた自身が話しかけやすいと感じる人の真似をしてみましょう。

例えば、挨拶を普段より明るめにしたり、ちょっとした情報でも共有することです。

少しずつではあると思いますが、周りの反応が変わってくると思います。

共通して言えるのは、暗い顔はしないことです。

コミュニケーションについてお勧めの本

仕事・職場のコミュニケーションと言えば「雑談力」ということを耳にします。

しかし、職場でのコミュニケーションの最初の一歩としては、今回ご紹介した「報告・連絡・相談」「5W1H」「明るく振る舞う」「自分から情報発信する」を実践してみてください。

自分が自然と振る舞える様になったり、周りの人がそんなあなたに慣れるのに時間がかかります。

自然と出来るようになった時、以前よりも円滑に出来るようになったと実感できると思います。

最後にコミュニケーション力を伸ばしたい人におすすめの本を紹介します。

 

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