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職場でのコミュニケーションが苦手な人が見落としがちなポイント

疲れたサラリーマン

職場でコミュニケーションってどうすればいいんだ~

という人に職場でのコミュニケーションのコツをお伝えします。

コミュニケーションは挨拶から

acworksさんによる写真ACからの写真

コミュニケーションの基本は挨拶です。

コミュニケーションと聞くと「何か話さなきゃ」「上手く話さなかきゃ」という考えが先に来てしまいますよね。

それが、コミュニケーションを難しくしてしまっているかもしれません。

もちろん、違和感なく話せること、上手く話せることに越したことはありません。

しかし、それよりも先に行うべきことがあります。

それは、まずは挨拶をすることです。

挨拶はその人を印象付けるものです。

例えば、周りの人を思い浮かべてみると、暗い挨拶をする人は近寄りがたい人、明るい挨拶をする人は話しやすい人、だったりするのではないでしょうか?

真似をした方が良いのは、後者ですよね。

このように相手からの印象でも、コミュニケーションの取りやすさは変わってくると思います。

普段の振舞いに注意

挨拶も普段の振舞いに入るのですが、それ以外にも仕事中の仕草にも気を付けておいた方が良いです。

例えば、挨拶は明るくても、机に着くとずっと眉間にしわを寄せて、不機嫌に仕事をしている人に話し掛けようとはしないと思います。

他にも…

  • 口調が荒い
  • ため息をつく
  • マイナスな発言が多い
  • 何かあると舌打ちをする
  • ペンを雑に置く(投げる)

以上の様に「この人は怖い人だ」「なんか暗いな」という印象がついてしまうと、いざこちらが話し掛けても、相手は構えてしまい上手くコミュニケーションが取れません。

常に気を遣って行動するのは大変ですが、会社は家ではないことを考えると自然と振舞いも改善できると思います。

テレワーク中のコミュニケーションの取り方

YOU_KAZさんによる写真ACからの写真

コロナの影響でテレワークとなり、職場の人とのコミュニケーションの取り方に悩んでいる人もいると思います。

無理して連絡をとる必要はありませんが、ZoomやLINEなど実際に顔を見ながら話せるオンラインツールを使ってみても良いと思います。

週1回ほどの簡単な報告会を設けてみて、その中で少しの雑談ができるだけでも、テレワークによる孤独のストレスが軽減されると思います。

“報連相”や“5W1H”をコミュニケーションの手法として使う

「報連相や5W1Hってコミュニケーションとは違うんじゃ…」と思われるかもしれません。

確かに業務報告っぽいので、思っているコミュニケーションとはイメージが違うかもしれません。

しかし、これらの手法をコミュニケーションとして使えば、自然と会話が生まれ、且つ、仕事を円滑に進めることに繋がるので、使わないと勿体ないと思います。

報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)を使ってみる

紺色らいおんさんによる写真ACからの写真

「報・連・相(ホウ・レン・ソウ)」は社会人の基本知識と言われますが、それは業務的な意味合いが強いと思います。

しかし、コミュニケーションの方法として考えると、これほどシンプルな方法は無いと思います。

以下に「報・連・相」の事例を挙げるので、まずはイメージを掴んでいただければと思います。

・報告

自分が担当している業務について、進捗状況や結果を指示してきた人に伝える。

ミスやトラブルなどが発生した際、その状況を伝える。

・連絡

業務における変更・対応などが発生した場合、関わる人に伝えること。

会議などで決まったことなど、情報共有すること。

・相談

業務を進めるにあたって判断に迷ったとき、上司や先輩に判断をあおいだり、アドバイスをもらうこと。

自分がどんなことで迷っているのかを伝えるのがポイント。

こうやって小分けにすると形式ばって硬いイメージを持たれるかもしれません。

しかし、これを日頃の会話の中や、メールに置き換えるとどうでしょうか?

  • 「そういえば、あの件なんですけど…」
  • 「実はこの件について相談が…」

など、一言で相手とのコミュニケーションを持つことができ、しかも、仕事の内容だから違和感がありません。

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もちろん、会議の場などでは、まとめて話すことが求められるので、そこは区別しておきましょう

報・連・相で使われる日常的なフレーズ

実際に周りの人が使っているのを聞いたことがあるかもしれません。

「こういう時はこう言えば」というのが分かると、より報連相をコミュニケーションをとるための方法として上手く使える様になると思います。

  • 報告:~の件についてご報告です。
  • 連絡:電車が遅延しているため、出社が遅れる可能性があります。
  • 相談:~の件についてご相談があるので、お時間がある時にご相談させてください。

5W1Hを使ってみる

studiographicさんによる写真ACからの写真

「5W1H」というのは聞いたことがあると思います。

これも報連相に似たもので、簡単に言うと、次の項目に沿って話すことです。

  • Who(誰が)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

この方法は、自分がこれから話そうとする内容を整理しやすいので、誰かに話をする前の整理に使えます。

「あなたの話はよく分からない」と言われる人は便利な方法だと思います。

5W1Hの使い方

5W1Hは言葉で状況を話す際に、効率的に伝えられる方法だと思います。

使い方(組合せ方)の一例を以下に記します。

  • When(いつ)+ Where(どこで):「時間」と「場所」
  • Who(誰が)+ What(何を):「誰かが何かをしている」
  • Why(なぜ)+ How(どのように):「結果の原因(過程)」

これらを使うことによって、起きている状況を完結に説明できます。

また、5W1Hに当てはめるのが難しくても、

「誰が、いつ、どこで、何をして、なぜ、そのようになってしまったのか」

という感じで話す内容に応じて、アレンジを加えても良いと思います。

まとめ:まずは簡単なコミュニケーションから

職場でのコミュニケーションの最初の一歩としては、今回ご紹介した「挨拶」「振舞い」「報告・連絡・相談」「5W1H」を試していただければと思います。

自然と振舞える様になること、周りの人がそんなあなたに慣れるのには時間がかかります。

自然と出来るようになった時、以前よりも簡単にコミュニケーションを取れる様になったと実感できると思います。

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