仕事が多すぎて辛いときに｜頑張る前に仕事量を整理する方法

仕事が多くて、いつまで経っても終わる気がしない。

周りの人は帰っているのに、自分だけ残業している。

そんな日が続くと、

「自分は仕事が遅いのかもしれない。」

と思ってしまうことがあります。

私も以前はそうでした。

もっと効率よく仕事をしなければいけない。

もっと早く作業できるようにならなければいけない。

そう考えて、仕事のやり方を工夫したり、少しでも早く終わらせようとしたりしていました。

もちろん、仕事を効率化することは大切です。

でも今振り返ると、それより先に考えた方がよかったことがあります。

それは、

「そもそも今、自分はどれくらいの仕事を抱えているんだろう。」

ということでした。

コップいっぱいに水が入っているのに、さらに水を注げば溢れてしまいます。

仕事も同じで、一人で抱えられる量には限界があります。

仕事が終わらないとき、すぐに「もっと頑張らなきゃ」と考えるのではなく、まずは今抱えているものを整理してみる。

この記事では、仕事が多すぎて辛くなってしまったときに、私自身が大切だと感じている考え方をお伝えします。

仕事が多すぎるのは、自分の能力だけが原因とは限らない

仕事が終わらない日が続くと、

「自分の仕事が遅いからだ。」

と考えてしまうことがあります。

もちろん、仕事に慣れていなかったり、作業方法に改善できるところがあったりすることもあります。

私も、仕事を早く終わらせるためにタイピングやパソコンの操作を覚えたり、作業方法を工夫したりしてきました。

そうした努力が無駄だったとは思っていません。

ただ、仕事が終わらない理由をすべて**「自分の能力不足」**にしてしまうのは少し違うと思うようになりました。

なぜなら、仕事が多くなる理由は一つではないからです。

例えば、

• そもそも任されている仕事量が多い
• 他の人から頼まれた仕事まで引き受けている
• 突発的な仕事が何度も入ってくる
• どの仕事を優先すればいいのか整理できていない
• まだ仕事に慣れておらず、時間がかかっている

など、いろいろな原因が考えられます。

特に以前の私は、頼まれた仕事をつい引き受けてしまうことがありました。

一つひとつは「ちょっとした仕事」に見えても、それが積み重なると、自分の本来の仕事をする時間がなくなっていきます。

それでも、

「自分がもっと早く仕事をすれば全部終わるはず。」

と考えてしまう。

すると、仕事を減らすのではなく、自分の頑張りを増やす方向へ進んでしまいます。

でも、すでに抱えられる量を超えているなら、頑張るだけでは解決できないこともあります。

だから、仕事が多すぎて辛いと感じたときは、

「自分の仕事が遅いのか」だけではなく、「そもそも仕事量が多すぎないか」も一緒に考えてみる。

私は、それだけでも見え方が少し変わると思っています。

そして、その判断をするために必要なのが、

今、自分が何をどれくらい抱えているのかを知ることです。

次は、実際に仕事を一度すべて見えるようにしていきます。

まずは、今抱えている仕事を全部見えるようにする

仕事が多すぎると感じたとき、まずやってみてほしいのが、今抱えている仕事を一度すべて書き出すことです。

頭の中だけで仕事を管理していると、

「今日はこれをやって、そのあとあれをやって……」

と考えているうちに、どれくらいの仕事を抱えているのか分からなくなってきます。

そこへ、

「これもお願いしていい？」

と新しい仕事が入ってくる。

一つくらいならできそうに思えて、つい引き受けてしまうこともあります。

でも、すでにコップいっぱいに水が入っている状態なら、少し水を足しただけでも溢れてしまいます。

仕事も同じだと思います。

大切なのは、「まだ頑張れるか」ではなく、「今の自分にどれくらい余白が残っているか」を知ることです。

そのために、まずは抱えている仕事を書き出してみます。

例えば、

• 何をやらなければならないのか
• いつまでに終わらせる必要があるのか
• どのくらい時間がかかりそうか
• どの仕事を優先する必要があるのか

このあたりが分かるだけでも、かなり整理しやすくなります。

ここで大切なのは、細かく完璧なスケジュールを作ることではありません。

「今の仕事量で、本当に全部できるのか」を確認することです。

例えば、

「Aは今日中に2時間くらい」

「Bは明日までに1時間」

「Cは今週中だけれど、半日はかかりそう」

というように、おおよその時間でも構いません。

書き出してみると、

「これ、そもそも今日中に全部終わらせるのは無理じゃないか」

と気づくことがあります。

私は、この気づきがとても大切だと思っています。

できない量の仕事を抱えているのに、それを自分の能力だけで何とかしようとすると、

「もっと早くやらなければ」

「休憩している場合じゃない」

「今日も残業すれば何とかなる」

と、自分の時間や体力を使って埋め合わせることになってしまうからです。

仕事を書き出すのは、単に効率よく働くためだけではありません。

これ以上仕事を抱えて大丈夫なのかを、自分で判断するためでもあります。

今の自分には余裕があるのか。

それとも、もういっぱいなのか。

まずはそれを知る。

もし書き出してみて、どう考えても勤務時間内には収まりそうにないのであれば、次に考えるのは「もっと頑張る方法」ではありません。

今ある仕事をどう調整するかです。

▶ 仕事を整理して定時までの時間を管理する方法については、こちらの記事でも詳しく書いています。

仕事を「減らす・後ろにずらす・相談する」

仕事を書き出してみて、

「どう考えても、この量は時間内に終わらない。」

と分かったとします。

以前の私なら、ここから「どうやったら全部終わらせられるか」を考えていたと思います。

作業を急ぐ。

休憩時間を削る。

少し早く仕事を始める。

それでも終わらなければ残業する。

もちろん、一時的に忙しいだけなら、それで乗り切れることもあります。

でも、それが毎日のように続いているのであれば、自分の頑張りだけで帳尻を合わせ続けるのは難しいと思います。

そこで考えたいのが、

「全部やる」以外の選択肢です。

私は、大きく分けて3つあると思っています。

① 減らせる仕事がないか考える

まずは、今抱えている仕事の中に、

「本当に今やる必要があるのか」

と考えられるものがないか確認します。

例えば、慣習的に続けている作業、必要以上に細かく作っている資料、頻繁に確認しているメールなどです。

もちろん、自分の判断だけで勝手に仕事をやめてしまうのは難しいでしょう。

それでも、

「これは毎回ここまでやる必要がありますか？」

と確認することはできます。

仕事を早く終わらせる方法を考えるだけではなく、そもそもやらなくてもいい仕事を探すのも一つの方法です。

② 今日やらなくてもいい仕事は後ろにずらす

すべての仕事が、今日中に終わらせなければならないとは限りません。

仕事が多いと、目の前にあるものを全部「早く終わらせなければ」と感じてしまうことがあります。

でも、

• 今日中に必要なもの
• 明日でも問題ないもの
• 今週中でいいもの

に分けてみると、少し余白ができることがあります。

これは仕事をサボることではありません。

限られた時間の中で、何を先にするかを決めることです。

③ 自分だけで決められないなら相談する

そして、これが一番大切かもしれません。

仕事量そのものを自分で調整できない場合は、上司や仕事を依頼した人に相談します。

ただ、

「仕事が多すぎて無理です」

だけでは、言いづらい人もいると思います。

私なら、仕事の状況をそのまま伝えます。

例えば、

「今日はAとBを進める予定ですが、Cも今日中となるとすべて終わらせるのは難しそうです。どれを優先した方がいいでしょうか？」

という聞き方です。

あるいは、

「Aを先にすると、Bは明日になりそうですが問題ないでしょうか？」

でもいいと思います。

これは、仕事を拒否しているわけではありません。

自分だけでは決められない優先順位を、決められる人に確認しているだけです。

以前の私は、仕事を頼まれると、

「できるか、できないか」

で考えることが多かったように思います。

でも今は、その間にも選択肢があると思っています。

今日ではなく明日にする。

一部だけ対応する。

別の仕事を後ろにずらす。

優先順位を確認する。

誰かに分担できないか相談する。

こうして選択肢を増やしてみると、必ずしも「全部引き受ける」か「断る」かの二択ではありません。

仕事が多すぎるときほど、

「どうすれば全部できるか」だけではなく、「どうすれば無理のない量に調整できるか」

を考えてみる。

それも、自分の仕事をきちんと続けていくために必要なことだと思います。

他人の仕事まで抱えていないか確認する

仕事を書き出したら、もう一つ確認してみてほしいことがあります。

それは、

「この中に、本来は自分の仕事ではなかったものがどれくらいあるだろう。」

ということです。

もちろん、誰かの仕事を手伝うこと自体が悪いわけではありません。

自分に余裕があるときなら、お互いに助け合うことで仕事がうまく回ることもあります。

ただ、私自身は「ちょっとしたお手伝い」のつもりで引き受けた仕事が、実際には数時間かかるものだった経験があります。

その仕事を優先したことで、自分が本来やるはずだった仕事をする時間がなくなり、結局、自分の負担が増えてしまいました。

さらに、一度引き受けると、

「またお願いしても大丈夫な人」

と思われるのか、その後も続けて頼まれることがありました。

一つひとつを見ると、それほど大きな仕事には見えないかもしれません。

でも、それが積み重なれば、自分の仕事をする時間は少しずつ減っていきます。

だから、仕事が多すぎると感じたときは、

「自分の仕事」と「あとから引き受けた仕事」を一度分けて考えてみる。

それだけでも、なぜ仕事が終わらないのか見えてくることがあります。

そして、すでに自分の仕事でいっぱいなのであれば、頼まれた瞬間に「いいですよ」と答えなくてもいいと思います。

一度、自分の仕事量を確認する。

いつまでに必要なのか聞く。

全部ではなく、一部分だけなら手伝えると伝える。

難しければ、今回は引き受けない。

手伝うかどうかも、自分の状況を見てから選んでいい。

私はそう考えるようになりました。

誰かを手伝わないことと、冷たい人になることは同じではありません。

自分の仕事をきちんと終わらせ、自分の時間や体力も守る。

そのうえで余裕があれば手伝う。

それくらいの距離感でもいいのではないでしょうか。

▶ 他人の仕事を手伝うか迷ったときの考え方については、こちらの記事で詳しく書いています。
なぜ「他の人の仕事を手伝う人」ほど残業が増えるのか｜断れない人の現実

また、「分かっているのに、なぜか頼まれると引き受けてしまう」という場合は、仕事量ではなく、その背景に別の理由があるかもしれません。

▶ 仕事を抱え込んでしまう理由については、こちらの記事で書いています。
「真面目な人ほど仕事を抱え込んでしまう理由｜自分のペースを守る働き方」

▶ 仕事を断ることに罪悪感がある方へ、「できない」と伝えるときの考え方はこちらで書いています。
「『できない』と言う勇気｜断れない人が自分を守るための伝え方」

効率化は、仕事量を整理してから考える

ここまで仕事量を整理してきましたが、それでも自分の仕事の進め方に改善できるところが見つかることもあります。

その場合は、少しずつ効率化していくことも大切です。

例えば、

• よく使うショートカットキーを覚える
• Excelなどの便利な機能を覚える
• 同じ作業を繰り返しているなら、もっと簡単な方法がないか調べる
• メールやチャットを確認する回数を見直す
• 集中したい時間は、できるだけ一つの仕事に集中する

などです。

一つひとつは小さなことですが、毎日繰り返す作業であれば、少しの改善でも積み重なると大きな違いになります。

私自身も、仕事を早く進めるためにパソコンの操作を覚えたり、作業方法を変えたりしてきました。

こうしたスキルは、一度身につければ別の仕事でも使えることがあります。

だから、仕事を効率化すること自体は今でも大切だと思っています。

ただ、以前と考え方が変わったところがあります。

それは、

効率化すれば、どんな仕事量でもこなせるわけではない

ということです。

例えば、8時間では終わらない量の仕事を抱えているのに、

「もっとタイピングを速くしよう」

「休憩を短くしよう」

「もっと集中しよう」

と、自分の努力だけで解決し続けるのには限界があります。

仕事が多すぎる原因が「仕事の進め方」にあるなら、効率化は有効です。

一方で、そもそもの仕事量が多すぎるのであれば、必要なのは効率化ではなく、前の章で書いたような仕事量の調整かもしれません。

私は、この二つを分けて考えることが大切だと思っています。

「自分が遅い」のか、「仕事が多い」のか

例えば、同じ作業を周りの人が1時間で終わらせているのに、自分だけ3時間かかっている。

そんな場合は、仕事の進め方を見直したり、やり方を周りに聞いたりすることで改善できるかもしれません。

反対に、周りと同じように仕事を進めていても、毎日のように自分だけ勤務時間内に収まらないほど仕事を抱えているのであれば、仕事量そのものを確認した方がいいでしょう。

もちろん、実際にはこの二つが混ざっていることもあります。

だから、

「仕事が終わらない＝自分の能力が低い」

とすぐに結論を出す必要はありません。

自分に改善できるところがあれば改善する。

それでも無理な量なら調整する。

私は、そのくらいの考え方でいいと思っています。

効率化して生まれた余白まで、仕事で埋めなくていい

そして、もう一つ大切にしたいことがあります。

仕事を効率化して30分早く終わるようになったら、その30分にまた新しい仕事を詰め込まなければならないわけではありません。

少し余裕を持って次の仕事を確認する。

翌日の準備をする。

周りを手伝える余裕があるなら手伝う。

そして、仕事が終わっているなら帰る。

効率化して生まれた余白は、自分のペースを守るためにも使っていい。

私は今、そのように考えています。

仕事を速くすることは、さらに多くの仕事を抱えるためではありません。

今ある仕事を無理なく終わらせ、自分の時間を取り戻すための方法の一つ。

効率化を、そのくらいの位置づけで考えてみてもいいのではないでしょうか。

定時から逆算して、自分のペースを作る

仕事が多かった頃の私は、

「終わるまで仕事をする」

という感覚が強かったように思います。

今日の仕事が終わらなければ、残業する。

それでも終わらなければ、また明日頑張る。

もちろん、仕事をしていれば、どうしても残業が必要になる日はあると思います。

急な仕事が入ることもありますし、忙しい時期もあります。

ただ、毎日のように残業をしないと仕事が終わらないのであれば、一度考えてみてもいいことがあります。

それは、

「残業することを前提に、仕事を組み立てていないか」

ということです。

「仕事が終わったら帰る」から「帰る時間までに何をするか」へ

例えば、勤務時間が18時までなら、

「今日の仕事が全部終わるのは何時だろう」

ではなく、

「18時までに、どこまで進めるか」

と考えてみます。

17時までにAを終わらせる。

残りの時間でBを進める。

Cまで手をつけると18時を超えそうなら、明日に回せるのか確認する。

もしCも今日中に必要なのであれば、優先順位を相談する。

このように終わる時間から逆算すると、今抱えている仕事が勤務時間内に収まるのかが見えやすくなります。

ここでも大切なのは、無理やり定時で帰ることではありません。

「今日も残業すれば何とかなる」と考える前に、一度、通常の勤務時間の中で考えてみることです。

残業しないと成立しない状態が続くなら、見直すサインかもしれない

例えば、一時的に1時間残業すれば乗り切れる日がある。

それ自体は珍しいことではないと思います。

でも、

「毎日1〜2時間残業しないと仕事が回らない」

という状態が当たり前になっているのであれば、それは自分の頑張りだけの問題ではないかもしれません。

仕事量が多すぎる。

急な仕事が多い。

人手が足りない。

自分に仕事が集中している。

あるいは、自分の仕事の進め方に改善できるところがある。

原因はいろいろ考えられます。

だからこそ、残業が続いていることを、

「自分が仕事を終わらせられないから仕方がない」

だけで片づけない方がいいと思っています。

勤務時間という一つの基準を作ることで、

「この仕事量は、本当に一人で抱えられる量なのか」

を考えやすくなります。

自分の時間まで仕事に合わせなくていい

仕事が終わる時間が分からない状態が続くと、その後の予定も立てづらくなります。

今日は何時に帰れるのか分からない。

帰っても疲れて何もできない。

休みの日は、疲れを取るだけで終わってしまう。

そうなると、仕事だけではなく、自分の生活まで少しずつ仕事に合わせるようになってしまいます。

私自身、今は仕事以外の時間もできるだけ大切にしたいと思っています。

好きなことをする時間。

何もしない時間。

ゆっくり休む時間。

そうした時間も、自分の生活の一部です。

だから、

仕事が終わるまで自分の時間を差し出すのではなく、自分の時間も残したうえで働く。

そのためにも、まずは「何時まで働くのか」という枠を持っておく。

毎日その通りにできなくても構いません。

ただ、その基準があるだけでも、

「今日は仕方なく残業する」のか、

「残業することが当たり前になっている」のか、

その違いに気づきやすくなると思います。

自分のペースで働くというのは、ゆっくり働くことではありません。

限られた時間の中で、自分ができることを考えながら働くこと。

私は、そんな働き方もあっていいと思っています。

まとめ｜仕事が多すぎるときほど、頑張る前に整理しよう

仕事が終わらない日が続くと、

「もっと頑張らなければ。」

と思ってしまうことがあります。

もっと早く仕事をする。

もっと効率よく動く。

頼まれた仕事もできるだけ引き受ける。

残業してでも終わらせる。

私自身も、そうやって自分の頑張りを増やすことで仕事を何とかしようとしていた時期がありました。

でも、今は少し違う考え方をしています。

仕事が多すぎて辛くなったときほど、頑張ることを増やす前に、

「今、自分は何を抱えているんだろう。」

と確認してみる。

仕事を書き出してみる。

今日やらなくてもいいものを後ろにずらす。

優先順位が分からなければ相談する。

他の人の仕事まで抱えていないか確認する。

そして、自分に改善できるところがあれば、少しずつ効率化していく。

こうして整理してみると、

「全部自分が頑張って何とかしなければならない」

と思っていた仕事にも、意外といくつかの選択肢が見つかることがあります。

もちろん、自分だけでは仕事量を変えられない職場もあると思います。

相談しても仕事が減らないこともあるでしょう。

だから、この記事に書いたことを実践すれば、すべて解決するとは思っていません。

それでも、

仕事が多すぎることと、自分の能力が低いことは同じではありません。

自分にできる工夫をすることと、自分の限界を超えてまで頑張り続けることも違います。

すでにコップいっぱいまで仕事を抱えているなら、さらに頑張って大きなコップになろうとしなくてもいい。

まずは、少し水を減らせないか考えてみる。

私は、それも仕事を続けていくための一つの方法だと思っています。

頑張ることを増やす前に、抱えているものを減らしてみる。

仕事が多すぎて辛くなったときに、そんな選択肢があることを思い出してもらえたらと思います。

あとがき

以前の私は、仕事が終わらなければ、自分がもっと頑張ればいいと思っていました。

仕事を頼まれれば引き受けて、その分、自分の仕事が遅くなれば残業する。

それでも、

「仕事なんだから仕方がない」

と思っていました。

でも、それを続けていると、仕事以外の時間まで少しずつなくなっていきます。

今は、頑張らないようにしているわけではありません。

何に頑張るのかを、自分で選ぶようにしています。

仕事を引き受けるのか。

後ろにずらすのか。

誰かに相談するのか。

今日はここまでにするのか。

小さなことですが、そうやって自分で選べることが増えると、仕事との付き合い方も少し変わってくると思います。

仕事は大切です。

でも、仕事以外の時間も同じように自分の生活です。

その両方をできるだけ大切にしながら、働き続けていければ良いかと思います。