社内のシステムやツールを使っていて、こんな経験はありませんか？
✔ 「この入力フォーム、なぜこんなに分かりづらいの？」
✔ 「ミスが頻発するのに、改善される気配がない…」
✔ 「結局、問い合わせ対応やエラー処理で、余計な業務が増えてる…」
実は、「親切なシステム設計」ができていないと、業務効率が悪化することがあります。
ユーザー（社員や顧客）がシステムを使いこなせないと、ミスが増え、問い合わせが増え、結果的に本来不要な業務が増加してしまうのです。
本記事では、「システムの不親切さが業務負担を増やす理由」と、「親切設計にするための改善ポイント」を具体例とともに紹介します！
1. 不親切なシステムが業務負担を増やす理由
「多少わかりづらくても、慣れれば使えるでしょ？」
…そんな考え方、危険かもしれません💭
システムがわかりにくいと、次のような問題が発生します。
① ユーザーのミスが増える
例：会員登録フォームの入力ミスが多発する
🔴 不親切な設計
- どの項目が必須なのかわかりづらい
- 「姓」「名」の入力欄が並んでいない
- 郵便番号を入れても住所が自動入力されない
- 「エラーが発生しました」などの曖昧なエラーメッセージ
⬇ 結果…
- ユーザーが何度も試行錯誤して、時間を無駄にする
- 登録ミスが発生し、カスタマーサポートへの問い合わせが増える
- 事務スタッフが手作業で修正する手間が発生する
💡 【解決策】
- 必須項目を明示し、入力例を表示する（例：「名前（例：山田 太郎）」）
- 住所入力を自動補完する
- わかりやすいエラーメッセージを表示（「郵便番号は半角数字で入力してください」など）
② 問い合わせ・サポート業務が増える
例：「ログインできない」問い合わせが急増
🔴 不親切な設計
- パスワードリセット手順が複雑すぎる
- ログインIDがメールアドレスなのか、独自IDなのか不明
- ログインエラーの原因がわからない（「エラーが発生しました」だけ）
⬇ 結果…
- 問い合わせ対応の工数が爆増
- 社員が対応に追われ、本来の業務が滞る
- ユーザーの満足度が下がり、クレームにつながる
💡 【解決策】
- 「ログインIDは〇〇です」と明示する
- パスワードリセット手順をシンプルにする（ワンクリックで再設定リンクを送信など）
- エラー時に「〇〇の可能性があります」と解決策を提示
③ マニュアル・研修コストがかかる
例：新しい社内システムが導入されたが、操作方法がわからない
🔴 不親切な設計
- 直感的に使えないため、マニュアルを読まないと操作できない
- 項目名が専門用語ばかりで、何をすればいいかわからない
- 必要な機能がどこにあるのか探しづらい
⬇ 結果…
- 使い方を覚えるのに時間がかかる
- 研修が必要になり、人件費が発生する
- 「誰かに聞くしかない」状況になり、業務効率が悪化
💡 【解決策】
- 直感的に使えるデザインにする（ボタンにアイコンをつける、ガイドを表示するなど）
- 専門用語を避け、わかりやすい表現を使う（例：「受注管理」→「注文を確認する」）
- ツールチップやポップアップで簡単な説明を表示する
2. 「親切設計」が業務を減らす理由
では、逆に「親切な設計」ができていると、どんな良いことがあるのでしょうか？
✔ ミスが減る → 余計な修正作業がなくなる
✔ 問い合わせが減る → カスタマーサポートの負担が軽減される
✔ 直感的に使える → 研修やマニュアルが不要になり、スムーズに業務が進む
つまり、「ちょっとした改善」が大きなコスト削減につながるのです。
3. 「親切設計」にするための改善ポイント
🛠 具体的に何を改善すればいい？
✅ ユーザー目線でテストする
→ 実際に使う人（社員・顧客）に試してもらい、どこでつまずくかを確認する
✅ 入力補助を増やす
→ 例：「郵便番号入力で住所自動入力」「エラーメッセージを明確にする」
✅ シンプルなデザインにする
→ 余計な情報を減らし、必要なものだけを表示
✅ FAQやヘルプを充実させる
→ ユーザーが自力で解決できるようにする
まとめ
「不親切なシステム」は業務を増やす原因！
でも、ちょっとした改善で 「問い合わせが減る」「業務がスムーズになる」「ユーザー満足度が上がる」 というメリットがあります。
📌 改善すべきポイント
✔ 入力フォームのわかりやすさ（ミスを減らす）
✔ エラーメッセージの工夫（問い合わせを減らす）
✔ シンプルなUI（直感的に操作できる）
「業務効率を上げたいなら、まずはシステムの親切設計から！」
そんな視点を持って、改善を考えてみてはいかがでしょうか？✨